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- Documentación: si un formato incrusta metadatos en los archivos es más probable que sean datos que alguien pueda comprender incluso si se ha perdido la habilidad de reproducirlo.
- Dependencias externas: mientras un formato sea más dependiente de piezas de hardware, sistemas operativos o software para poder ser reproducido hay mayor susceptibilidad de que alguna de esas dependencias falle.
- Patentes: muchos formatos de archivo son propietarios lo que puede limitar el número de implementaciones de uso de éste y su conexión con la compañía sueña de sus patentes en el largo plazo.
- Mecanismos técnicos de protección: cosas como el encriptado o software de administración de derechos digitales hacen más difícil el accesoal contenido propiamente tal y por esto, cada uno de ellos se transforma en una dependencia externa adicional para acceder al contenido.76

Es válido considerar todos estos factores al comenzar con la planificación de preservación digital. Sin embargo, parece ocurrir que la adopción es el conductor principal de la accesibilidad continua. Puesto de manera simple, asumiendo que sobreviviremos al cambio climático antropogénico, y que continueamos teniendo industrias computacionales prósperas (concediendo el gran tamaño de estas presunciones), es muy probable que podamos seguir reproduciendo cualquier formato que es usado de forma extensa. Por lo que si tiene PDFs o MP3s o JPEGs o GIFs tiene toda la razón para creer que esos archivos serán objetos que podrán ser abiertos. Si esos formatos se vuelven riesgosos, hay un uso tan amplio que es posible que haya herramientas y servicios en el futuro creados para ayudar a migrarlos cuando lleguemos a ese punto.

Con esa observación, es bueno desempacar las prácticas y técnicas que hay disponibles tanto para formatos menos conocidos como para quienes quieran mitigar aún más los riesgos de pérdida de la reproducción fiel de contenido digital. Las organizaciones del mundo cultural y del patrimonio han desarrollado una variedad de técnicas para administrar las amenazas de la obsolescencia de formatos. Uno puede transformar un objeto en otro formato (normalizarlo o migrarlo), documentar el proceso a través de algún método de registro, limitar los tipos de formatos que acepta, ofrecer distintos niveles de garantía basados en distintos tipos de formatos, y/o enfocarse en la emulación o virtualización de sistemas requeridos para proveer acceso. En muchos casos lo más conveniente es apostar por varias de estas opciones.

Normalización & Migración

La forma más directa de circunscribir los problemas de formato es a través de la migración o normalización de contenido de forma de administrar un número más pequeño de formatos digitales. Así ya no necesita lidiar con ese formato en particular. La normalización implica el cambio de formatos como parte del proceso de ingesta de los materiales digitales que ha adquirido, normalizándolos a un grupo definido de formatos en los que tiene más confianza de que sobrevivan un trayecto largo. La migración es básicamente la misma idea, pero ésta es llevada a cabo en masa en un momento en el futuro cuando se transferirá todo lo que esté en un sólo formato a otro más nuevo y sustentable.

Por ejemplo, una organzación podría decidir que si recibe archivos comprimidos en JPEG los normalizará a TIFFs no comprimidos que no dependan de la tecnología de compresión de JPEG. De forma similar, una organización podría decidir realizar la misma acción pero para todos los JPEGs en elgún momento en el futuro. Este ejemplo podría justificarse como una apelación a los factores de sustentabilidad. Sin embargo, es muy probable que fuera absolutamente innecesario. Los archivos JPEG son usados de forma masiva por lo que es difícil imaginar que no podremos reproducirlos. Recuerde que la

N.P 76: Éstos se describen con mayor detalles en Arms y Fleischhauer, "Digital Formats."