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un repositorio institucional, tiene la habilidad de solicitar que los documentos sean entregados en formato PDF en vez de aceptar distintos tipos de formatos de procesador de texto. O de forma similar, si administra el archivo en una organización de producción de medios (como una estación de TV o de radio, un periódico, o publicación digital) y puede instaurar la entrega y validación de archivos a través del sistema de archivo como parte del flujo de trabajo continuo, puede incrustar la administración de formatos y garantía de calidad en las operaciones diarias de su organización. También puede forzar la validación de archivos al momento en que la gente sube materiales y si los archivos fallan podría también requerir que el usuario lo arregle y vuelva a subir.

De forma de ser un poco menos restrictivas, algunas instituciones son muy claras al comunicar que ofrecen distintos niveles de garantía para distintos tipos de archivos digitales. Por ejemplo, la Universidad de Michigan ofrece tres niveles de garantía, alto, medio y bajo para archivos en distintas categorías de formatos.77 El valor en este enfoque es que sugiere y recomienda formatos con los que será más fácil trabajar con fines de preservación, pero no rechaza ningún contenido si no pueden alcanzar el nivel mínimo.

Emulación y virtualización

La última estrategia para lidiar con problemáticas relacionadas a los formatos de archivo y sus dependencias es hacer muy poco de forma inmediata y en su lugar enfocarse en las tecnologías que pueden ya sea virtualizar sistemas antiguos o recrearlos a través de la emulación y así reproducir contenido que no podría ser reproducido en sistemas operativos comunes. Se ha progresado de forma considerable en esta área y varias organizaciones han comenzado a experiementar con estrategias basadas en la emulación y virtualización. En la práctica, este es un método de acceso que permite eproducir contenido. 78 Sin embargo, también es una consideración fundamental para planificar acceso, lo que lo sitúa en este capítulo sobre preocupaciones básicas en la preservación digital de formatos.

La emulación y la virtualización son convincentes pues sugieren poder avanzar dejando los bits en paz. Cualquier transformación de objetos digitales que involucre migración, normalización, y documentación son procesos que en realidad crean nuevos objetos digitales. Por lo que la posibilidad de dejarlos tal como son y sólo trabajar en la construcción de sistemas que puedan reproducirlos es llamativa. Es importante decir que la emulación y la virtualización también abren la posibilidad de futuras migraciones a través de la misma emulación y virtualización. Esto es, virtualizando un sistema antiguo para reproducir el contenido y luego utilizar la reproducción de ese sistema para migrarlo a un formato nuevo. Esto completa esta sección con el mismo final que tuvieron otros. En la mayoría de los casos vale la pena apostar y considerar opciones múltiples. En muchos casos, el costo de mantener contenido en formatos múltiples es lo suficientemente bajo como para justificar el costo de mantener tanto los archivos originales como los archivos normalizados o los derivados. Entonces es bueno mantener for defecto formatos múltiples del contenido y sólo considerar no seguir este método cuando se vuelve económicamente inviable. Pero si sigue este camino, es importante establecer procedimiento y procesos para articular las relaciones entre estas varadas formas de datos derivados.

No haga daño, proteja los bits, monitoree a escala

Al cerar este capítulo, sugeriré que todos los que estamos involucrados en la preservación digital tomemos una especie de juramento Hipocrático dela preservación digital en relación a los formatos de archivo y acordemos de forma general a inicialmente no hacer daño. Una vez haya recibido el contenido que desea preservar haga una revisión de lo que tiene a nivel mínimo y luego transfiéralo a su sistema de almacenamiento de preservación

N.P. 77: Por ejemplo vea University of Michigan Libraries, "Deep Blue Preservation and Format Support."
N.P. 78: Vea Dietrich et al., "How to Party LikeIt's 1999."