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Cada uno de los siguientes cuatro capítulos se dedica a un área del oficio: 1) el propósito de la preservación y el desarrollo de colecciones, 2) el manejo de copias y formatos, 3) la organización y la descripción de contenidos, y 4) el acceso multimodal. Sobre el lenguaje, cabe hacer notar que, en todos los capítulos, se privilegió el uso de la terminología de archivo (valoración, organización y descripción, etc.) por encima de los términos bibliográficos o curatoriales. Algunos aspectos de la práctica archivística resuenan en los aspectos comunes de las variadas formas del contenido digital. Los archivistas han tratado con las relaciones jerárquicas complejas, con la agregación de registros, y las escalas masivas, desde hace mucho tiempo. Como resultado, el marco de pensamiento archivístico es a menudo el que mejor se ajusta a las profesiones relacionadas con el patrimonio cultural (bibliotecas, archivos, museos, conservación, folklore, historia, arqueología, literatura, gestión de documentos, antropología, entre otras) para trabajar en preservación digital. Si bien parto de este lenguaje de archivos, es importante recordar que la práctica sobre colecciones en bibliotecas, archivos y museos, no es estática. A veces pareciera que simplemente necesitamos importar la forma de preservar y dar acceso a las colecciones análogas de las bibliotecas, los archivos y los museos dentro del ambiente digital. En general, ese es un buen punto de partida. Los valores de muchas de las profesiones relacionadas con el patrimonio cultural están directamente embebidos en sus prácticas y en su esencia. Sin embargo, esto puede convertir la dinámica y los procesos envolventes del trabajo con las colecciones análogas en un antecedente estático para comparar y contrastar. En este sentido, es importante considerar que las prácticas y el acceso a materiales análogos son todo menos estáticas. La preservación y el acceso a los materiales análogos no es un problema resuelto. Junto con esto, han ocurrido varios cambios en los diferentes linajes de la preservación, y muchos cambios están ocurriendo ahora mismo. Es vital que nos aseguremos de hacer preservación digital en un diálogo con el estado del arte de todas las áreas de nuestros campos profesionales y no recurrir a ideas pasadas de moda acerca de las colecciones. Por ejemplo, el enfoque para el proceso de archivos conocido como Más producto, menos proceso (MPLP), que surgió hace una década, no ha llegado completamente a la práctica de archivo. De manera similar, el desarrollo y crecimiento de la comunidad de archivos como un contexto diferente para entender la práctica archivística está recibiendo una atención creciente. Si uno no está familiarizado con estos cambios, no hay por qué preocuparse en este momento. Se abordarán aspectos tanto de MPLP como de las comunidades de archivos, para integrarlos de manera pertinente en los siguientes capítulos. La cuestión clave es tener en cuenta que las prácticas en el trabajo con colecciones están en una constante evolución. Dicho esto, de manera extensiva, la preservación no será ni se convertirá en un problema resuelto. Está sujeto a un rango de ideologías y valores y tiene y continuará evolucionando como lo hace cualquier oficio profesional. Nada es preservado, solo hay cosas que están siendo preservadas. Es siempre un proceso activo. Resolvemos problemas particulares de preservación en contextos particulares y dejamos las manos libres a la siguiente generación de artesanos de la preservación. Al separar cada una de las áreas del oficio y ponerlas en un orden, se empieza a vislumbrar un proceso secuencial sencillo. Hay una lógica en esta secuencia. Tiene sentido pensar sobre las cosas desde la intención, mediante el acceso. Sin embargo, es preciso enfatizar que en la práctica, esto sigue siendo más bien un proceso no lineal, iterativo e interactivo. En cada
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situación dada, los problemas y las posibilidades de los objetos y medios se volverán aparentes en un área determinada del oficio, la cual tendrá efectos significativos en otras áreas. Tan pronto como se empiece a trabajar en una de esas áreas del oficio y se continúe el trabajo en las otras, se necesitará frecuentemente rotar el enfoque, ya que habrá surgido algún nuevo desarrollo en otra de las áreas. El esquema que propongo no es una lista de verificación, véase mejor como una guía sobre los aspectos a considerar en el proceso de creación y formulación de su estrategia de preservación digital. El diagrama que se muestra más abajo, ilustra la forma en que percibo la interacción de estas cuatro áreas del oficio.
Existen áreas nucleares en el trabajo de la preservación digital. La gestión del manejo de copias y formatos es uno de los aspectos que tiende a ser más frecuentemente abordado como el corazón de las actividades de la preservación digital. El punto central de este aspecto es cómo establecer sistemas y procedimientos que aseguren la preservación de bits y planear para el futuro la regeneración y la usabilidad del contenido digital. Después de esto, viene la organización y la descripción. El contenido sólo es accesible cuando es organizado en una forma que sea legible para los usuarios actuales y futuros y cuando sea descrito de modo tal que pueda ser descubierto por esos usuarios. Por último, he incluido el uso y acceso multimodal. Una de las claves posibles de los medios digitales es que el acceso es factible en un rango más amplio de opciones en comparación con el caso de los materiales análogos. Estas nuevas
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formas de acceso traen consigo su propio conjunto de derechos, permisos, y cuestiones éticas que, de la misma manera, deben ser consideradas cada vez más. Todas estas áreas de trabajo funcionan como parte de una secuencia lógica. Sin embargo, he incluido flechas bidireccionales entre ellas para subrayar que las cuestiones planteadas en un área particular pueden tener ramificaciones para repensar los procesos en otra. Por ejemplo, si todos los contenidos preservados por una institución no tienen restricciones de derechos o asuntos de privacidad relacionados con el acceso, entonces una institución puede diseñar su infraestructura central de preservación para que sea más abierta y ampliamente accesible. De manera similar, si una institución decide que todo lo que se necesita para accesar a una colección de un millón de imágenes es la capacidad de su descarga masiva, tal como se recibió originalmente, esto implicaría muchos menos recursos en términos de descripción en comparación con una colección para la cual se determinó que era necesario desarrollar un nivel individual de descripción para cada una de las imágenes. En ese caso, para fines de preservación puede ser tratado como un ítem individual con un conjunto fijo de valores, en lugar de abordarlo como un millón de artículos individuales. A través de los siguientes capítulos, resaltaré los puntos donde estas diferentes áreas interactúan o conectan entre sí para dar énfasis a esta particularidad. En este sentido, es importante pensar al menos en cada una de estas áreas, en un nivel básico, en cada uno de los estadios del desarrollo de la estrategia o plan de preservación. Desde el inicio de cualquier iniciativa sobre colecciones, se debe pensar quien usará el material y cómo se logrará ese propósito. Esto no implica que se necesita tener todo completamente planeado por adelantado. Hay que darse cuenta de la necesidad de estar abiertos a un rango de posibilidades que pueden emerger después, como lo son las tecnologías con las cuales trabajamos y que se encuentran en constante desarrollo y evolución. Un buen trabajo de preservación es aquel que se hace al considerar un mismo problema en todas estas áreas. Tan pronto como sea posible, se querrán resolver los problemas que surjan en cada área y pensar en ellos de manera conjunta ayuda a lograrlo. Cada área del oficio es habilitada y promulgada mediante la política y las prácticas de las instituciones que aseguran la preservación. Política, práctica e instituciones. Política es lo que se dice que se va a hacer. Práctica es lo que realmente se está haciendo. Ya sea que se trate de una biblioteca nacional con miles de trabajadores, de un pequeño museo con un solo elemento, o de una persona que quiere preservar su información digital, es importante considerar ambos elementos: política y práctica. Las instituciones han invertido una gran cantidad de tiempo y energía en el establecimiento de las políticas de preservación, en su revisión y estudio. Este es un trabajo vital, ya que es esencial para una organización clarificar lo que se pretende hacer. Internamente, esto ayuda a la institución u organización de que se trate. El desarrollo y revisión de la política sirve para clarificar los roles y las responsabilidades existentes, y la forma en que se distribuyen en las diferentes áreas de la organización. Externamente, la formalización de la política ayuda a establecer expectativas sobre las garantías que la institución ofrece a quienes toman las decisiones. Aun así, la política a menudo parece un poco más fantasiosa de lo que realmente es. Funcionalmente, la política está en un alto nivel de postulados, expectativas y prácticas. Como tales, los postulados necesitan reflejar las realidades que se presentan en la práctica. La preservación solo es posible mediante la alineación del trabajo que la gente realiza. Sus herramientas, su flujo de trabajo, y los recursos que se destinan para apoyar esas actividades. Como tal, la política necesita ser lo que todos esos elementos requieren para ser alineados y tornarse legibles para cada uno de los involucrados. Como resultado, no he incluido un capítulo en el libro que se ocupe de la política o la práctica como un todo, lo que sigue en los próximos cuatro capítulos sirve como un input que continuamente puede ser usado para refinar y
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definir políticas y prácticas de la organización. Con esto en mente, toda organización que tome en serio la preservación digital, debe establecer de manera regular, por lo menos un proceso anual, en el cual de forma explícita, se examinen y revisen los postulados de preservación digital, basados en desarrollos continuos en cada una de las áreas del oficio. La discusión sobre la política me ha llevado hablar mucho sobre instituciones y organizaciones. Cuando digo "nosotros" estoy generalmente refiriéndome a usted, el lector, y a alguien como yo, a alguien lo suficientemente interesado en la práctica digital como para leer este libro. Dicho esto, en mi opinión una afirmación central es que la preservación digital es algo que no podemos hacer solos. Me doy cuenta de que algunos lectores pueden estar trabajando completamente aislados en su organización o institución. Pero no hay que desanimarse, más adelante presento información valiosa para evitar esa sensación. Al menos temporalmente, cada uno de nosotros podemos actuar como si fuéramos nuestras propias instituciones o mediante la participación en comunidades que, de manera funcional, se constituyan en nuestras propias y nuevas instituciones. Las instituciones pueden ser tan ampliamente construidas que incluyan familias, grupos cívicos, colectividades y cualquier otro grupo informal. Los tópicos que se abordarán más adelante serán relevantes tanto para una organización que conste de un solo individuo, como de aquella que tenga un equipo de miles de empleados. Sin embargo, en última instancia, solo aquellas instituciones comunitarias, más allá de un individuo, pueden lograr el acceso a largo plazo. La preservación digital sucede porque existen instituciones. Aún si usted solamente está organizando las fotos y documentos familiares, si van a persistir más allá de su vida, requerirá algo superior a su propio esfuerzo. Bien puede ser que esos materiales persistan a través de las instituciones familiares, que sean entregados y legibles para la siguiente generación, o bien que sean entregados a una sociedad histórica local. En cualquiera de los casos ningún individuo por sí mismo puede hacer preservación digital. En este orden de cosas, nuestras vidas son fugaces. Dada la naturaleza de los medios digitales es poco probable que, nuestros registros digitales, sin acciones e intervenciones, perduren en el futuro y sean inteligibles y accesibles al margen del apoyo de una institución. Con ese fin, incluso para un individuo que trabaja solo, los siguientes capítulos son de utilidad para pensar y hacer planes sobre el trabajo que será necesario en las instituciones para asegurar en el futuro el acceso a los contenidos. La relación con otros modelos y marcos. Existen diferentes series de modelos y marcos para la práctica y la planeación de la preservación digital. No es mi intención adicionar esa lista. Dentro de lo más destacados se encuentran: Open Archival System Reference Model (OAIS), Trustworthy Repositories Audit & Certification (TRAC), y recientemente The National Digital Stewardship Alliance Levels of Digital Preservation (LoDP), cada uno ofrece un marco específico para hacer preservación digital. Aunque hay muchos otros, estos son los tres más populares y ampliamente usados hasta el momento. Mi intención no es competir ni ofrecer un marco adicional. Más bien, mi objetivo es proporcionar un marco complementario para, reflexivamente explorar y seleccionar alguno de esos modelos para trabajar. Parte de la idea de considerar a la preservación digital como un oficio es que no existe un sistema único para hacer preservación digital. La preservación digital es un campo de trabajo que requiere un refinamiento continuo del oficio. Los siguientes capítulos pretenden apoyar a las personas en el refinamiento del oficio y en su aplicación como apoyo para la lograr la misión de las instituciones encargadas del patrimonio cultural. modelos. Parte de la idea de considerar a la preservación digital como un oficio es que no existe un sistema único para hacer preservación digital. La preservación digital es un campo de trabajo que requiere un refinamiento continuo del oficio. Los siguientes capítulos pretenden apoyar a las personas en el refinamiento del oficio y en su aplicación como apoyo para la lograr la mision de las instituciones encargadas del patrimonio cultural.
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Mi propuesta está muy alineada con el enfoque LoDP. Esto se debe a que fui una de las personas que ayudó a desarrollarlo. La suposición central que subyace en LoDP es que el hacer preservación digital implica el mejor uso de los siempre limitados recursos, con el propósito de mitigar los riesgos más apremiantes de la pérdida de información digital en el largo plazo. Vale la pena señalar que LoDP cubre la mayoría de las cuestiones que pueden ser evaluadas en una auditoría TRAC. La buena noticia es que hay considerable alineamiento entre estos diferentes modelos y marcos. Hecha esta consideración, mi enfoque es también un poco más amplio que el de LoDP. LoDP orienta sus esfuerzos solamente a los aspectos/requerimientos de la preservación digital. En tanto que, los capítulos siguientes tratan sobre un amplio conjunto de cuestiones necesarias a partir requeridas de la política y la práctica. No gastaré mucho tiempo discutiendo y trabajando sobre esos marcos, pero los puntos que desarrollaré en lo que resta del libro serán útiles para conocerlos internamente. La idea de considerar a la preservación digital como un oficio parcialmente se deriva del "over-diagram-ification". Todos los modelos son erróneos; tenga en mente que únicamente algunos son más útiles que otros. Por lo anterior, sugiero no estar muy apegado a un solo modelo o diagrama; es su lugar, es mejor poner atención en los asuntos centrales que se manifiestan en el trabajo. Es frecuente observar que el modelo OAIS es usado como si fuera la única lente a través de la cual se puede concebir el trabajo de preservación digital. Esto es particularmente importante, ya que OAIS por sí mismo establece una serie de relaciones poderosas y problemáticas entre los creadores de contenido, los usuarios, y las instituciones. Los marcos son útiles como mapas, pero es importante recordar que un mapa no es el trabajo. Así que no se tome ninguno de ellos como mandamiento, es preferible continuar y evitar encasillarse de manera exclusiva en alguna de las formas de conceptualizar y enmarcar los problemas de preservación digital. Los siguientes cuatro capítulos tienen el propósito de proporcionar una guía en el mapeo del terreno. Después de leerlos, uno estará bien ubicado como para determinar la importancia de las características de los objetos específicos que desea preservar. En este contexto, se tendrá la seguridad de que el enfoque de preservación digital respeta lo que es importante de ese contenido. Desde ahí se estará seguro de que el contenido ha sido organizado y descrito de tal forma que será descubrible e inteligible para los usuarios en el presente y en el futuro. Esto permitirá establecer la forma para que los usuarios puedan accesar y usar los contenidos. Cuando se realizan estas diversas actividades, entonces se está haciendo preservación digital.